I FATTORI DI QUALITA’ DEI SERVIZI DI SEGRETERIA
La scuola individua, fissandone e pubblicandone gli standard e garantendone, altresì, l’osservanza ed il rispetto, i seguenti fattori di qualità dei servizi amministrativi: - Celerità
- Trasparenza
- Informatizzazione dei servizi di segreteria
- Tempi d’attesa agli sportelli
- Flessibilità degli orari degli Uffici a contatto con il pubblico.
STANDARD SPECIFICI DELLE PROCEDURE
La distribuzione dei moduli d’iscrizione è effettuata “a vista” nei giorni previsti, in orario potenziato e pubblicizzato in modo efficace;. La Segreteria garantisce lo svolgimento della procedura d’iscrizione alle classi in un tempo massimo di 10 minuti dalla consegna delle domande, complete della documentazione, alla Segreteria Didattica; Il rilascio dei certificati è effettuato nel normale orario d’apertura della Segreteria al pubblico, entro il tempo massimo di: - 3 giorni lavorativi per i certificati d’iscrizione e frequenza;
- 7 giorni per i certificati con votazioni e/o giudizi;
- 10 giorni per i certificati di servizi antecedenti al 1990;
- 5 giorni per i certificati successivi al 1990;
- 7 giorni per i certificati di servizio con dichiarazione di stipendio percepito, versamento dei contributi e giorni d’assenza.
Gli attestati e i certificati del diploma sono consegnati a “vista”, a partire dal terzo giorno lavorativo successivo alla pubblicazione dei risultati finali. I documenti di valutazione degli alunni sono consegnati direttamente dal Capo d’Istituto o dal personale incaricato entro cinque giorni dal termine delle operazioni generali di scrutinio. La Scuola assicura all’utente la tempestività del contatto telefonico, stabilendo al proprio interno modalità di risposta che comprendano il nome dell’Istituto, il nome e la qualifica di chi risponde, la persona o l’Ufficio in grado di fornire le informazioni richieste. Gli uffici di Segreteria, compatibilmente con la dotazione organica di personale amministrativo, garantiscono un orario d’apertura al pubblico, di mattina di pomeriggio, funzionale alle esigenze degli utenti e del territorio. Il consiglio d'istituto delibera in merito sulla base delle indicazioni degli utenti e dei loro rappresentanti. L'ufficio di presidenza riceve il pubblico sia su appuntamento telefonico sia secondo un eventuale orario d’apertura comunicato con appositi avvisi.
ORARIO D’APERTURA E CHIUSURA DELL’EDIFICIO SCOLASTICO
Dalle ore 7,00 alle ore 17,00
GLI ORARI DEGLI UFFICI PER IL PUBBLICO (personale, studenti, famiglie)
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Lunedì ore 08:30 - 10:30
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Mercoledì ore 10:30 - 13:00
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Giovedì ore 14:00 - 16:00
Gli orari indicati in epigrafe si riferiscono anche alle eventuali comunicazioni telefoniche.
PERSONALE AMMINISTRATIVO
Il Personale Amministrativo, Tecnico e Ausiliario (A.T.A.) assolve alle funzioni amministrative, contabili, gestionali, strumentali, operative e di sorveglianza connesse alle attività delle Istituzioni scolastiche, anche in rapporto di collaborazione con il capo d’Istituto e con il personale docente.
IL FUNZIONAMENTO DEGLI UFFICI
L’organizzazione ed il funzionamento dei Servizi di segreteria avviene sotto la sovrintendenza del Responsabile amministrativo, in collaborazione con gli Assistenti amministrativi.
Le competenze dei Servizi di segreteria sono così ripartiti:
UFFICIO DIDATTICO
- Anagrafe, certificati alunni, assenze alunni, pagelle, iscrizioni, tasse scolastiche, esami d’integrazione, d’idoneità, Esami di Stato, Esami Libera Professione, corrispondenza relativa;
- Consegna diplomi con registro di carico e scarico.
- Pratiche infortuni;
- Tenuta registri relativi ed archivi di settore;
- Protocollo, corrispondenza;
- Procedure relative agli acquisti;
- Magazzino (inventario, ordinazione e consegna materiale;
- Pratiche generali esami, circolari.
UFFICIO PERSONALE
- Assenze e contratti di lavoro;
- Certificati di servizio docenti ed A.T.A.;
- Stato personale e tenuta fascicoli personale;
- Pratiche di carattere generale (organici, graduatorie docenti ed ATA, trasferimenti, ecc.);
- Tenuta registri ed archivio di settore;
UFFICIO AMMINISTRATIVO
- Emolumenti vari, ed inquadramenti retributivi per il personale;
- Pratiche: I.N.P.S., Cessioni, Assegno nucleo familiare;
- Pratiche Pensioni;
- Pratiche relative al riscatto dei servizi pre - ruolo,
- Buonuscita ENPAS, quiescenza;
- Pratiche relative alla ricongiunzione di tutti i periodi assicurativi;
- Finanziaria, riscossioni, pagamenti;
- Viaggi d'istruzione e visite guidate;
- Tenuta registri e archivio di settore.
Presso l’ingresso e gli Uffici sono presenti e riconoscibili operatori scolastici in grado di fornire all’utenza le prime informazioni per la fruizione del servizio.
Gli operatori scolastici indossano il cartellino d’identificazione in maniera ben visibile per l’intero orario di lavoro.
Il Regolamento d'Istituto deve avere adeguata pubblicità mediante affissione.
CONDIZIONI AMBIENTALI DELLA SCUOLA
L’ambiente scolastico dev’essere pulito, accogliente, sicuro.
Le condizioni d’igiene e sicurezza dei locali e dei servizi devono garantire una permanenza a scuola confortevole per gli alunni e per il personale.
Il personale ausiliario deve adoperarsi per garantire la costante igiene dei servizi.
PROCEDURE PER I RECLAMI E LA VALUTAZIONE DEL SERVIZIO
I reclami possono essere presentati in forma orale, scritta, via e-mail e devono contenere generalità, indirizzo e reperibilità del proponente.
I reclami orali debbono, successivamente, essere sottoscritti. I reclami anonimi non sono presi in considerazione, se non circostanziati.
Il Capo d’istituto dopo aver esperito ogni possibile indagine in merito, risponde, sempre in forma scritta, con celerità
